Tartalom
- szakaszában
- 1. rész Szervezze meg a szolgáltatás odaítélését
- 2. rész Az átmeneti időszak kezelése
- 3. rész Gondolkodás a hosszú távú fejlesztés szempontjából
Amikor kilép egy pozícióból, valószínű, hogy a felettese vagy menedzser segítséget fog kérni az utód szerződésének megkönnyítéséhez. Ha vállalkozó és szervezett, akkor képes lesz zökkenőmentes átmenetet biztosítani vállalkozása számára, és távozni, kiváló szakmai hírnevet hagyva.
szakaszában
1. rész Szervezze meg a szolgáltatás odaítélését
-
Beszélje meg a felettesével az átadás haladását. A kezdethez alapos megbeszélést kell folytatnia a felettesével, hogy pontosan meghatározzák, hogy a szolgáltatás miként történik. Az elvégzett munkától és attól függően, hogy a menedzser miként szeret dolgozni, valószínűleg sokat kell hozzájárulnia az átmenethez. Ez magában foglalhatja azt a tényt, hogy az, aki helyettesít, néhány napig vagy még ennél is hosszabb ideig dolgozik.- A legtöbb esetben legalább hivatalos átadási okmányt kell készítenie.
- Beszélje meg ezt a menedzserével, és határozza meg, mennyit várhatóan járul hozzá, és mire kell összpontosítania a szolgáltatás átadásakor.
-
Készítsen előzetes átadási dokumentumot. Miután világosan megértette a felettes elvárásait, elkezdheti írni az átadási dokumentumot. Ez segít megszervezni magát, miközben osztályozza az összes különféle feladatot és információt, amelyet át kell adnia ezen átmeneti időszak alatt. A dokumentumnak a következő elemeket kell tartalmaznia:- részletes információ a napi tevékenységeiről, prioritásairól és feladatairól,
- az ezzel a funkcióval kapcsolatos lényeges pontok áttekintése,
- egyértelmű nyilatkozat arról, hogy mit várnak utódjától,
- az elküldendő összes fontos dokumentum listája. Ez lehet munkaterv vagy adott szerződés.
-
Állítsa be az összes utolsó részletet. Ha tudja, hogy hamarosan elhagyja a posztját, ez segíthet további erőfeszítésekben annak biztosításában, hogy ne hagyjon semmit befejezetlenként. Valódi elégedettséget fog tapasztalni, ha sikerül ezt megvalósítania, és akkor is képes lesz segíteni, aki jó alapon helyettesít téged. Ezzel megszerezheti a főnökeivel való jó kapcsolatot és jó hírnevét.- Lehet, hogy ez nem mindig lehetséges, de ha van olyan mappája, amely éppen készül kitölteni, tegyen meg külön erőfeszítéseket annak véglegesítéséhez.
- Ezenkívül egy új személy számára, aki egy megkötésre váró megállapodás megkötésekor nehézséget okozhat annak megkötésére, mivel nem ismeri az ügy összes bonyolultságát.
-
Beszéljen kollégáival. Mielőtt utódja hivatalba lép, keressen időt arra, hogy megbeszélje kollégáival az átadásról, és kérdezze meg tőlük, hogy véleményük szerint van-e valami, amelyre Önnek összpontosítania kell. Ha egy probléma függőben van, és nem ismeri azt, akkor ez az álom lehetősége, hogy észrevegyük.- Az új problémák valószínűleg nem lesznek hatással az elmúlt napokra, de ha legalább tisztában vannak velük, akkor jelentést tehetsz azokról, akik a helyet veszik.
- Ezenkívül lehetőséget nyújt arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden alkalmazottja tudja, hogy távozik és mikor indul. Tájékoztassa őket az átmeneti időszakról, hogy figyelembe vegyék.
- Nagyon esély van arra, hogy termelékenysége csökkenni fog egy átmeneti időszak alatt, ezért érdemes előzetesen értesíteni alkalmazottait.
-
Írjon hivatalos átutalási dokumentumot. Az átmenet előkészítésének utolsó lépése a hivatalos átadási okmány elkészítése. Használhatja a készített vázlatot, de feltétlenül bővítse ki és tartalmazza az összes fontos információt. A dokumentumot felül kell néznie a felettesével és a csapat többi tagjával. Próbáld meg ezt megtenni, és néhány nappal azelőtt, hogy hivatalba lépne, küldje el a dokumentumot utódjának. Az ilyen típusú dokumentumok tartalma az elvégzett munka típusától függően változhat, de a következőket tartalmazhatja:- a végrehajtandó intézkedések listája és ütemterve,
- tájékoztató a jelenlegi kérdésekről,
- a határidők és a közelgő események naptára,
- bejelentkezési adatok és jelszavak,
- a hasznos kapcsolatok listája,
- útmutató a mappák és fájlok kezelésére a számítógépen.
2. rész Az átmeneti időszak kezelése
-
Minél több időt rendeljen az átmenethez. Még mindig jelen lehet, amikor utódja hivatalba lép, és felkérést kaphatnak egy teljesebb szolgáltatás elvégzésére. Az átmenet időtartama változó, de bizonyos esetekben néhány vagy több nap áll rendelkezésére, hogy segítsen az újnak megjelölni. Általában véve: minél több időt tölt az átmeneti időszakban, annál több információt továbbíthat.- Elkerülhetetlenül lesznek olyan részletek, amelyeket elfelejt, és ha valaki követ téged, ez jó módszer a végrehajtott különféle napi feladatok szembesülésére.
-
A fontos dokumentumokat személyesen adja át. Az átmeneti időszakban helyes gyakorlat annak biztosítása, hogy minden kritikus adatot és fontos dokumentumot személyesen továbbítsanak. Ez elősegíti annak biztosítását, hogy a legfontosabb feladatokat a szabványokban elvégezzék, és hogy a prioritásokat egyértelműen meghatározzák. A dokumentumok személyes átadása azt is lehetővé teszi, hogy távozása előtt alaposan megvitassák a legbonyolultabb kérdéseket.- Ez a lehetőség, hogy át kell adnia a kulcsfontosságú információkat, miközben lehetővé teszi az utódjának, hogy közvetlenül kérdéseket tegyen fel, elengedhetetlen a zökkenőmentes átmenethez.
- Ez lehetőséget ad arra is, hogy kúpot biztosítson, és több árnyalattal hozza létre a beszélgetést, amelyet egyébként figyelmen kívül hagyhatnának.
-
Tegyen meg mindent, hogy segítséget nyújtson. Ha kapcsolatba kerül az utódjával a munkahelyén, mindig vállalkozónak és gondozónak kell lennie. Tegyen erőfeszítéseket a felmerülő problémák azonosítására és megoldására. Az a személy, aki helyettesít téged, megrémülhet és kissé félénk lehet az első napokban, és attól fél, hogy zavar téged a kérdéseivel.- Ügyeljen arra, hogy világossá tegye, hogy segítségre van szüksége, és hogy a kérdések szívesen láthatók.
- Ennek során segíteni fog olyan helyzet kialakításában, amelyben a szolgáltatás átadásáért való felelősség megoszlik az utód és közted között.
-
Szervezze meg az értekezlet lezárását. Mielőtt elmész és elindítanád a szolgáltatást, utoljára meg kell szerveznünk egy végső találkozást azzal, aki helyettesít. Kérdezze meg őt, hogy tegyen be esetlegesen felmerülő kérdéseit, valamint a jegyzeteit. Ez a találkozó kiváló alkalom az új számára, hogy megbizonyosodjon arról, megérti felelősségét és szerepét.- Az ülésen minden bizonytalanság tisztázható.
- Attól függően, hogy milyen típusú munkavégzést végez, óvatos lehet elkerülni, hogy felettese vagy menedzserje részt vegyen az ülésen.
- Legalább tájékoztassa menedzserét arról, hogy hol és mikor tartják a találkozót, és kérdezze meg, van még valami, amit hozzá szeretne adni.
3. rész Gondolkodás a hosszú távú fejlesztés szempontjából
-
Jelöljön ki minden igazoló dokumentumot vagy képzést. Próbáld meg látni a szolgáltatás átruházását, mint lehetőséget, amelyet számodra adnak, hogy segítsen az utódjának minden esélyt adni a sikerhez. Nem csak a munkát és a feladatokat továbbítja, hanem arra is törekszik, hogy segítsen az ön helyét viselő személynek szakmai fejlődésében, és hozzájáruljon régi vállalkozásának szilárdságához hosszú távon.- Ezt megteheti bármilyen képzési lehetőség benyújtásával, amelyekről tudomása van.
- Lehetséges, hogy amikor elkezdte ezt a munkát, olyan képzéseket követett, amelyek segítettek a jelölés kialakításában és az alkalmazkodásban.
- Ne felejtsd el ezt bemutatni utódjának, és ösztönözze őt több lehetőség felkutatására.
-
Ne hagyja figyelmen kívül a munka kultúráját. Ha lehetősége van arra, hogy időt töltsön azzal, aki elkapja a fáklyát, fontos, hogy ne csak a munkájának technikai szempontjaira összpontosítson. Minden társaság egyedülálló, egyedi környezettel és munkakultúrával rendelkezik, amely megfélemlítheti vagy megzavarhatja az új jövevényt. Ne felejtsen el időt elmagyarázni, hogyan működnek a dolgok a vállalatában.- Próbálj megmutatni neki az irodában és bemutatni minden alkalmazott számára.
- Feltétlenül határozza meg egyértelműen az újonnan belépő szerepét és tisztázza a volt alkalmazottak feladatait.
- Ha az új ember által elvégzett munka kissé különbözik a tiédétől, vagy prioritásai és felelőssége eltér, ellenőrizze, hogy más alkalmazottak is tudnak-e.
-
Adja meg adatait. Ha valóban többet szeretne elérni, adja meg elérhetőségi adatait az új alkalmazottnak. Mondhatnád neki, hogy lehetősége van felvenni a kapcsolatot veled komoly problémák esetén, vagy ha iránymutatást igényel. Nem mindenki szívesen csinálja, és ez minden bizonnyal függ a korábbi főnökével fennálló kapcsolatától.- A problémát gyakran egyszerű e-mailen keresztül lehet megoldani.
- Az a tény, hogy azt javasolja, hogy jól távozzon távozása után, jó benyomást kelt majd, és javíthatja hírnevét.