Tartalom
- szakaszában
- 1. rész Az adatok rögzítésének módszerének kiválasztása
- 2. rész Végezzük el a tanulmányt
- 3. rész Az eredmények elemzése és a változtatások elvégzése
Az idő és a mozgás vizsgálata magában foglalja a munka teljesítményének elemzését a feladatok megfigyelése és időzítése alapján. Segít meghatározni, mennyire hatékony lehet napja, lehetővé téve az energia és időmegtakarítást mindenki javára! Megteheti ezt a fajta tanulmányt magára vagy valakire. Először azonban ki kell választania a használni kívánt módszert, a valós idejű megfigyeléstől a mintavételi módszerekig (pillanatfelvétel módszer), mielőtt továbblép a feladat megfigyelésére és ütemezésére. Miután a tanulmány befejeződött, felhasználhatja az eredményeket egy hatékonyabb munkamódszer felállítására.
szakaszában
1. rész Az adatok rögzítésének módszerének kiválasztása
-
Használja a mintavételi módszert, ha elfogy az idő. Ez a módszer magában foglalja a munkavállaló megfigyelését az adott időpontokban, nem pedig folyamatosan. Az intervallumok lehetnek véletlenszerűek vagy szabályosak. Megfigyeli a munkavállalót egy ideig, majd a minták alapján az egyes feladatokhoz adott időt extrapolálja. Ez a módszer hatékonyabb olyan tevékenységeknél, amelyekben kevés alkotóelem van, vagy általában kevés feladatot ellátó munkavállalók.- Például egy olyan alkalmazottnál, akinek a fő feladata a számlázás, a véletlenszerű mintavétel hatékony lehet, mivel lehetővé teszi, hogy minden alkalommal megnézze, mit csinál a személy. Az összes adat megszerzése után azonosíthatja azt a tevékenységet vagy összetevőt, amely több időt vesz igénybe az ember számára, összehasonlítva az egyes véletlenszerű mintákban a feladat gyakoriságát és időtartamát.
- Ennek a megközelítésnek az az előnye, hogy egynél több személyt megfigyelhet egy meghatározott időtartamon keresztül egyéni forgatással.
- Ha ezt a módszert alkalmazza magára, ütemezhet egy olyan riasztást, amely meghatározott időközönként bekapcsol, hogy rögzítse az adott időszakban végzett munkáját.
-
Nézze meg a tevékenységet valós időben, és kérdéseket tegyen fel. Ezzel a módszerrel ugyanabban a helyiségben tartózkodik, mint a munkavállaló, amikor elvégzik a feladatot. Megfigyelheti az elvégzett munkát, és időzítése közben lebontja. Minden alkotóelemnek érthető egésznek kell lennie, anélkül, hogy túl részletezett és nehezen követhető lenne.- Az összetevők megvizsgálása nélkül nem szükséges nagy tevékenységet időzíteni. Ezen keresztül lehet azonosítani a hiányosságokat. Valójában nem kell megállítani az alkalmazottat a munkájában: regisztráció céljából csak lebontja a feladatot. Például, ha a levelek megkérdezése az, az összetevői a következők: menjen oda, ahol vannak a levelek, keresse meg a kérdéses leveleket, vigye az irodába, nyissa ki a borítékokat, olvassa el a tartalmat, és dobja el vagy kezelje az egyes leveleket.
- Hasznos lehet egy olyan emberek csoportja, amely felelős a munkavállaló megfigyeléséért. Így egy személy vállalhatja az óra megállítását, egy másik időmérést és egy harmadik személy a jegyzetek készítését.
- Ezt a módszert a munkájához is alkalmazhatja. Ebben az esetben az egyes összetevőket értékelnie kell, amikor futtatja őket.
-
Készítsen videót a természetesebb érintés érdekében. A valós időben végzett tevékenységek megfigyelése helyett készítsen egy videót. Így később visszatérhet, hogy elemezze az egyes munkák időtartamát. Ez nem lesz nagy veszteség számodra, mivel a felvételt mindig visszatekerheti a sorozat áttekintése érdekében. -
Készítsen videót a pontosabb eredmények elérése érdekében. Ha saját teljesítményét méri, ez a módszer sokkal egyszerűbb, mint a másik kettő. Telepítsen egy fényképezőgépet az állványra, ideális szöggel a munka rögzítéséhez. Hagyja, hogy a fényképezőgép rögzítse a végzett munkát, például jelentés készítésekor.- Értékelje a tevékenységet egy ideig. Például az értékelést egy héten vagy egy hónapon keresztül végezheti el.
2. rész Végezzük el a tanulmányt
-
Hozzon létre egy táblázatot az adatok mentéséhez. Szüksége lesz egy eszközre a feladat rögzítéséhez, és a táblázat tökéletes. Ezen felül rögzítenie kell az időt. A feladatokat gyakran tételenként végzik. Ha ez az eset áll fenn, akkor tervezzen meg egy mezőt, amely rögzíti az egyes feladatok egyes összetevőinek időtartamát. Ehhez a részhez csak egy számozott dobozra lesz szüksége. A megjegyzésekhez oszlopot is hozzá kell adnia.- Például, ha egy alkalmazott feladata az e-mailek ellenőrzése, és az egyik összetevő az, hogy elolvassa őket, írja le az összetevő melletti számozott részekbe az olvasáshoz szükséges időt.
-
Ossza meg a munkaterhelést kisebb tevékenységekre. Idő- és mozgásvizsgálat elvégzéséhez részben meg kell határoznia az egyes feladatokra fordított időt. Általában véve a csapat teljesítményének javításának egyetlen módja az egyes feladatok kis cselekedeteinek áttekintése. Amint a munka befejeződött, jelölje meg az egyes alkotóelemeket, majd röviden írja le.- A titok az, hogy megtalálják a megfelelő részletet. Például, a gomb megnyomásához szükséges idő felesleges információ. Nem szabad azonban túl sokat felhasználni, mivel ez megfoszthatja a teljesítmény szintjének felismeréséhez szükséges adatoktól.
- Tegyük fel, hogy ellenőrzi az e-mailjeit. Ezt a feladatot a következőképpen kell bontani: csatlakoztatás a számítógéphez és a beérkező levelek közé, a spam törlése anélkül, hogy megnyitná, az e-mailek elolvasása, az e-mailekre adott válaszok írása és a fájlok mappákba rendezése.
-
Mentse az egyes feladatokat. Kezdje egy stopperrel. Próbálkozzon időzíteni a feladat minden részét, megjegyezve, hogy az egyes feladatok elvégzése mennyi ideig tartott. Általában könnyebb megállítani és újraindítani a stoppert az eltelt idő felhasználásával. Később kiszámíthatja, hogy hány másodpercig tartott az egyes tevékenységek.- A jobb pontosság érdekében az adatokat több nap alatt gyűjtse össze.
-
Időbeli feladatok videókkal. Videó használatakor le kell állítania és újra kell indítania az összes időzített komponenst. Ez időt ad a megfigyelések megtételére és az egyes elemek időtartamának feljegyzésére.
3. rész Az eredmények elemzése és a változtatások elvégzése
-
Számítsa ki az egyes lépések átlagos időtartamát. Az összes adat összegyűjtése után próbálja meg kiszámítani az egyes lépések átlagos időtartamát. Az átlag eléréséhez összegezzen egy komponens összes időtartamát, és ossza meg az adott csoportban szereplő tartamok számával.- Például, ha a levél olvasása összetevő, akkor az időtartam 4 perc, 1 perc, 2 perc, 3 perc és 5 perc lehet. Összegezzük ezeket a számokat: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Osszuk meg az eredményt a gyűjtött időtartamok számával. A fajok esetében 5-ös. Osszuk el a 15-öt 5-szel, hogy átlagosan 3 perc legyen levélben.
-
Határozza meg egy tevékenység átlagos időtartamát. A teljes feladat átlagos időtartamának meghatározására a legegyszerűbb módszer az összetevők összes átlagának összegezése. Ez segít megtalálni az összes munka átlagát. -
A feladatokat fontossági szint szerint rangsorolja. Osztályozza a tevékenységeket fontossági szint szerint, hogy megtudja, melyek prioritások. Nem kell számokat hozzárendelnie: csak fontos és nem fontos feladatként jelölheti meg őket. Fontos lehet például az e-mailek megválaszolása, de ha nem ügyfélszolgálatban dolgozik, akkor valószínűleg kevésbé fontos feladat, mint a jelentés elkészítése. -
Csökkentse a kevésbé fontos és időigényes tevékenységeket. Az összes feladat értékelése után határozza meg, melyek elegendő időt vesznek igénybe, de melyek nem nagy értéket képviselnek. Ez a munka segít megtalálni a költségek csökkentésének módját. Ugyanolyan fontos, hogy olyan tevékenységeket vizsgáljunk, amelyek időigényesek, de a munka során is fontosak. Természetesen nem ártana azok hatékonyabbá tétele. -
Vigyázzon az egyidejű foltokra. Az egyidejű feladatok meghosszabbítják az egyes tevékenységek időtartamát, mivel nem koncentrálhat egyszerre több feladatra. Ha több feladatot hajt végre, például e-maileket néz és jelentést ír egyidejűleg, próbálkozzon másképp. Adjon meg egy időben egy munka elvégzését. A jelentés elkészítésekor hagyja őket békén.- Ha egész nap elolvassa a gondolatait, akkor szellemileg elvonulsz az összes többi elvégzett feladattól. Gyakran jobb, ha egyszerre csak egy munkát végez. Például elolvashatja őket reggel, délben és közvetlenül a munka elhagyása előtt.
-
Keressen hiányosságokat azok csökkentése érdekében. Gyakran eredménytelenségeket talál az általa leírt és leírt feladatokban. Ezeknek a hiányosságoknak a kiküszöbölésével jobban tud dolgozni, és maximálisan kihasználhatja idejét.- Például, ha minden nap egy irodán kívüli helyiségben kell kitöltenie a dokumentumokat, keresse meg az időt egyszerre. A folyamatos oda-vissza időt pazarolhat arra, hogy más feladatokra fordítson.